Błędy w listach płac zdarzają się nawet w firmach, które prowadzą kadry od lat. Wynikają z nieznajomości aktualnych przepisów, ale też z pośpiechu i braku procedur weryfikacji. Konsekwencje mogą być różne – od sporu z pracownikiem po zaległości wobec ZUS i odsetki.
Błędy w podstawach składkowych
Jednym z najczęstszych problemów jest nieprawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składek ZUS. Pracodawcy często pomijają w podstawie składki premii uznaniowych, wartości benefitów pozapłacowych (np. kart sportowych, prywatnej opieki medycznej opłacanej przez pracodawcę) lub ekwiwalentów, które nie korzystają ze zwolnienia. Skutek: zaniżone składki, możliwe odsetki i zaległości po kontroli ZUS.
Błędy przy umowach zlecenie
Zbieg tytułów do ubezpieczeń przy umowach cywilnoprawnych to obszar, który regularnie sprawia trudności. Jeśli zleceniobiorca ma już inny tytuł do ubezpieczeń (np. etat u innego pracodawcy z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym), od zlecenia odprowadzane jest tylko ubezpieczenie zdrowotne. Gdy warunki się zmieniają, a pracodawca o tym nie wie – powstają niedopłaty lub nadpłaty składek.
Błędy przy nadgodzinach
Wielu pracodawców nie prowadzi prawidłowej ewidencji czasu pracy, a nadgodziny rozlicza na zasadzie uznaniowości. Kodeks pracy określa jednak ścisłe limity (150 godzin rocznie w ramach umowy, więcej na mocy regulaminu) oraz stawki dodatków (50% lub 100% wynagrodzenia). Niezapłacone nadgodziny to jedno z najczęstszych ustaleń kontroli PIP.
Potrzebujesz pomocy w tym zakresie?
Obsługuję firmy z całej Polski – w pełni zdalnie.
Błędy przy zwolnieniach lekarskich i zasiłkach
Obliczanie podstawy zasiłku chorobowego rządzi się własnymi regułami – nie jest to po prostu średnie wynagrodzenie z ostatnich miesięcy. Błędy pojawiają się m.in. przy wyłączeniu z podstawy składników jednorazowych, przy zmianie wymiaru etatu lub przy krótkim stażu ubezpieczeniowym.
Jak się zabezpieczyć
- Regularnie aktualizuj wiedzę o zmianach przepisów płacowych i ZUS
- Prowadź rzetelną ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika
- Weryfikuj podstawy składkowe przy każdej zmianie wynagrodzenia lub benefitów
- Raz na rok przeprowadź przegląd list płac pod kątem prawidłowości
Jak mogę pomóc
W ramach stałej obsługi kadrowo-płacowej weryfikuję poprawność rozliczeń na bieżąco – zanim błąd zostanie wykryty przez ZUS lub pracownika. Oferuję też jednorazowy audyt list płac dla firm, które chcą sprawdzić stan rozliczeń bez zaciągania stałego zobowiązania.