To jedno z najczęstszych pytań, które słyszę od właścicieli firm: czy lepiej zatrudnić kogoś na etat, czy oddać kadry i płace na zewnątrz? Odpowiedź zależy głównie od liczby pracowników, specyfiki firmy i tego, ile chcesz zapłacić za spokój i pewność prawidłowej obsługi.
Realny koszt etatu kadrowej
Wielu pracodawców patrzy tylko na wynagrodzenie brutto. Tymczasem całkowity koszt pracodawcy przy wynagrodzeniu brutto 5 000 zł to ok. 6 000–6 300 zł miesięcznie, gdy doliczymy składki ZUS po stronie pracodawcy. Do tego dochodzą:
- Urlop wypoczynkowy – pracownik jest opłacany, ale nie wykonuje pracy
- Zwolnienia lekarskie – pierwsze 33 dni w roku opłaca pracodawca
- Koszty rekrutacji – od kilku do kilkunastu tysięcy złotych przy każdej rotacji
- Sprzęt, oprogramowanie kadrowo-płacowe, szkolenia i aktualizacje wiedzy
- Ryzyko – błędy jednego pracownika bez weryfikacji z zewnątrz
Koszt outsourcingu dla porównania
Przy firmie zatrudniającej 10 pracowników miesięczny koszt outsourcingu mieści się zazwyczaj w przedziale 800–1 800 zł netto, w zależności od zakresu usługi. Przy 20 pracownikach – ok. 1 500–3 500 zł netto. Różnica w stosunku do pełnego etatu jest znacząca.
Kiedy outsourcing jest wyraźnie korzystniejszy
- Firma zatrudnia do ok. 30–40 pracowników na podobnych formach zatrudnienia
- Liczba pracowników zmienia się sezonowo – płacisz proporcjonalnie do pracy
- Nie chcesz zarządzać kolejną osobą i ryzykować długotrwałej nieobecności (choroba, urlop macierzyński)
- Chcesz mieć pewność, że zmiany przepisów są od razu wdrażane
- Zależy Ci na dostępie do wiedzy eksperckiej bez płacenia za pełny etat
Potrzebujesz pomocy w tym zakresie?
Obsługuję firmy z całej Polski – w pełni zdalnie.
Kiedy własna kadrowa może mieć sens
Przy dużych firmach (powyżej 50–80 pracowników), złożonej strukturze zatrudnienia lub potrzebie stałej, fizycznej obecności działu HR w biurze – zatrudnienie własnego specjalisty zaczyna być bardziej uzasadnione. Często dobrym rozwiązaniem jest też połączenie obu modeli: własna kadrowa do kontaktów z pracownikami, a obsługa płacowa i rozliczenia ZUS na zewnątrz.
Jak mogę pomóc
Jeśli chcesz porównać konkretny koszt obecnego modelu z wyceną outsourcingu dla Twojej firmy – napisz lub zadzwoń. Przygotuję szacunkowe wyliczenie bez żadnych zobowiązań.