Od nowelizacji Kodeksu pracy w 2023 roku praca zdalna ma swój rozdział w prawie pracy. Pracodawcy, którzy na stałe lub regularnie korzystają z pracy zdalnej, muszą spełnić konkretne wymagania formalne – ich brak może skutkować zarzutami ze strony PIP.
Podstawy prawne – porozumienie lub regulamin
Zasady wykonywania pracy zdalnej muszą być określone albo w porozumieniu z zakładową organizacją związkową (lub reprezentacją pracowników), albo – jeśli nie zostało zawarte – w regulaminie wydanym przez pracodawcę. Brak tych dokumentów przy regularnej pracy zdalnej to istotne naruszenie.
Ekwiwalent lub ryczałt za korzystanie ze sprzętu i mediów
Pracodawca ma obowiązek zwrotu pracownikowi kosztów związanych z korzystaniem z prywatnego sprzętu (komputer, telefon) i mediów (internet, energia elektryczna). Może to mieć formę ekwiwalentu wyliczonego na podstawie faktycznych kosztów lub ryczałtu ustalonego w regulaminie lub porozumieniu. Kwoty te są zwolnione ze składek ZUS i podatku PIT, jeśli są uzasadnione.
BHP przy pracy zdalnej
Pracodawca jest nadal odpowiedzialny za bezpieczne i higieniczne warunki pracy, nawet gdy pracownik pracuje w domu. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik powinien złożyć oświadczenie, że miejsce pracy spełnia wymagania BHP. Pracodawca może przeprowadzić kontrolę stanowiska pracy zdalnej – w trybie i na zasadach określonych w regulaminie.
Potrzebujesz pomocy w tym zakresie?
Obsługuję firmy z całej Polski – w pełni zdalnie.
Ewidencja czasu pracy a praca zdalna
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie znika przy pracy zdalnej. Pracodawca musi rejestrować godziny pracy, godziny nadliczbowe oraz nieobecności – analogicznie jak przy pracy stacjonarnej. Brak ewidencji lub jej nierzetelność to częste ustalenia podczas kontroli PIP.
Okazjonalna praca zdalna
Odrębną kategorią jest praca zdalna okazjonalna – do 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika. Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się wszystkich wymogów dotyczących pracy zdalnej stałej, m.in. nie trzeba ustalać zasad w regulaminie ani wypłacać ekwiwalentu za media.
Jak mogę pomóc
Pomagam firmom, które przeszły na pracę zdalną lub hybrydową, uregulować ten obszar formalnie – od przygotowania regulaminu lub porozumienia, przez ustalenie stawek ryczałtu, po kontrolę dokumentacji pod kątem zgodności z aktualnym prawem pracy.