Kadry360
Strona głównaUsługiO mnieBlogKontakt
plen
+48 506 428 941

Pierwsze zatrudnienie

Zatrudniasz pierwszego pracownika? Zrób to bez błędów

Pierwsze zatrudnienie to dla wielu przedsiębiorców duży krok. Czeka Cię umowa, ZUS, BHP, dokumentacja i pierwsza lista płac – i to wszystko zanim pracownik pojawi się pierwszego dnia. Przeprowadzam przez cały ten proces od A do Z.

Skontaktuj się przed pierwszym zatrudnieniem

Co musisz zrobić zanim pracownik zacznie pracę

Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że obowiązki formalne zaczynają się PRZED podpisaniem umowy. Zanim nowy pracownik wejdzie do firmy, musisz dopełnić kilku kroków.

  • Wystawić skierowanie na badania wstępne (medycyna pracy) – pracownik musi być przebadany przed dopuszczeniem do pracy
  • Przeprowadzić szkolenie BHP wstępne – instruktaż ogólny i stanowiskowy po Twojej stronie
  • Przygotować umowę o pracę i podpisać ją PRZED datą rozpoczęcia pracy
  • Zebrać dokumenty od pracownika potrzebne do zgłoszenia do ZUS

Zgłoszenie do ZUS – 7 dni

Pracodawca ma 7 dni od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika na zgłoszenie go do ZUS. Formularze ZUA lub ZZA muszą być poprawnie wypełnione – błędy w danych osobowych, adresie czy dacie zatrudnienia mogą skutkować odsetkami od zaległości składkowych.

Pierwsza lista płac

Na koniec pierwszego miesiąca czeka Cię pierwsza lista płac. Trzeba poprawnie wyliczyć składki ZUS pracownika i pracodawcy, zaliczkę PIT, ewentualne potrącenia i kwotę netto. Najczęstsze błędy to niepoprawna podstawa składek lub nieuwzględnienie ulgi podatkowej pracownika.

Co przejmuję, gdy nawiążemy współpracę

  • Przygotowanie wzoru umowy o pracę dopasowanego do stanowiska
  • Wystawienie skierowania na badania lekarskie
  • Kompletowanie i prowadzenie akt osobowych (część A, B, C)
  • Zgłoszenie pracownika do ZUS (ZUA lub ZZA)
  • Pierwsza lista płac z pełnym rozliczeniem składek i podatku
  • Ewidencja czasu pracy i urlopów od pierwszego dnia
  • Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP)

Najczęściej zadawane pytania

Instruktaż ogólny może poprowadzić pracodawca (jeśli ma odpowiednią wiedzę) lub osoba przez niego wyznaczona. Instruktaż stanowiskowy przeprowadza bezpośredni przełożony. W razie wątpliwości pomagam ustalić, co i jak należy udokumentować.

Formalnie umowa powinna być podpisana przed dopuszczeniem do pracy. Podpisanie w dniu rozpoczęcia jest możliwe, ale wymaga zachowania kolejności: najpierw umowa i szkolenie BHP, potem praca.

Umowa zlecenia to inny tryb – nie wymaga wszystkich dokumentów, jak przy umowie o pracę, ale nadal potrzebne jest zgłoszenie do ZUS (ZUA lub ZZA), ewidencja godzin i rozliczenie miesięczne. Zajmuję się też obsługą zleceń.

Przy jednorazowej obsłudze pierwszego zatrudnienia (dokumentacja, ZUS, pierwsza lista płac) – ustalamy kwotę indywidualnie. Często klienci zostają na stałe, bo widzą, że warto mieć kogoś, kto pilnuje terminów.